İlk kez 2008 senesinde Kahire’de bir fuarda katılımcı olarak yer almıştım. Sonrasında yıllar içinde Paris’ten Cezayir’e, Dubai’den  Almanya’ya, Türkmenistan’dan Mozambik’e kadar onlarca ülkede onlarca fuarda katılımcı olarak yer aldım. Bu deneyimlerim sonucunda, hangi fuarlara katılacağımıza karar verirken kullandığımız kriterlerin bazılarını paylaşmak istedim. Bunlar farklı insan ve işletme kültürlerine göre değişir ama biz genelde bunlara dikkat ediyoruz.

Öncelikle fuarın kaç senedir düzenlendiğine bakıyoruz. Şayet henüz birkaç senelik bir fuarsa, zamanımızı ve bütçemizi daha eski bir fuara ayırmayı ve bu fuarı da uzaktan gözlemlemeyi tercih ediyoruz. Eski ve prestijli fuarların belli bir karakterleri ve müdavimleri oluyor. Kimi satın almacılar yalnızca eski ve oturmuş, bir marka haline gelmiş fuarları ziyaret ediyorlar. Bu tür fuarların katılım maliyetleri nispeten daha fazla olsa bile, çok daha verimli sonuçlar almak mümkündür.

Fuarın düzenlendiği ülkenin ve komşu ülkelerin ürünümüzle ilgili ithalat verilerine, dünya ithalatındaki paylarına bakmalıyız. Ayrıca ilgili ürünle ilgili yaptıkları ithalatın son bir kaç yıllık eğilimini de incelememiz lazım. Şayet ithalatı son yıllarda istikrarlı bir şekilde arttıysa, bu bizim için bir avantajdır. Aynı üründe dünyadan yaptığı ithalat azalırken, Türkiye’den yaptığı ithalat artıyorsa, çok daha avantajlıdır.

Fuarın tarihi önemli, genelde eski ve deneyimli fuarlar, hem fuarda hedeflenen katılımcıların ülkelerinin yaz tatili tarihleri ve ayrıca temsil edilen sektörün yıl içinde ivme kazandığı mevsimi / dönemi dikkate alarak tarihleniyorlar. Fakat bazen yaz ayının ortasında, insanların tatilde olduğu dönemde veya ilgili sektörün sezon sonunda da fuar düzenlendiğine şahit oluyoruz.

Birkaç sene önce İstanbul’da Ağustos’un son haftasında inşaat malzemeleri fuarı düzenlendiğine şahit olmuştum. Hem Avrupa’nın tatilde olduğu ve hem de inşaat sezonunun sonuna yaklaşıldığı bir dönemde düzenlenen fuarın verimliliğini anlatmaya gerek yok sanırım. Fuarın hedef kitlesi, genelde parsiyel ürünler alan eski Yugoslav ülkeleri ise, bilemem. Ama şayet hedefimiz Türkiye’nin toplam ihracatından yaklaşık % 8 pay alan Almanya, % 5’er pay alan İngiltere ve İtalya ve % 4’er pay alan Fransa ve İspanya ise, bu durumda Ağustos ayında inşaat malzemeleri fuarı düzenlemek oldukça kötü bir tarihlendirmedir.

Fuarların sonuç raporlarını incelemek lazım.Fakat orada da bir takım hilelerin olduğunu biliyoruz. Örneğin “ziyaretçi kişi ve ülke sayısı” da çok önemli bir kriterdir fakat rakamların doğruluğu tamamen onu hazırlayan kişiye bağlı. Bunu test etme şansımız yok ve manipülasyona açık bir durum. Rakamın doğru olduğunu düşünsek bile, fuara her gün gelen bir ziyaretçinin her gün sayılması yerine, yalnızca bir kez sayılması gerekmektedir ama hangi yöntemin kullanıldığını bilemiyoruz.

Sonuç raporlarında ziyaretçi sayıları ve ülke sayıları ve tabii ki katılımcı sayısı ve ülke sayıları gibi bilgileri gözden geçirmeliyiz. Sayıların yüksek olması, daha fazla insana ve pazara ulaşma şansımızın olduğunu gösterir.

Ayrıca fuara daha önce katılan Türk firmalarının isimleri alınır ve bazılarıyla görüşüp fuar hakkında ki fikirleri alınırsa karar alma sürecimiz daha sağlıklı olabilir.

Diğer yandan, sosyal medyada fuara ilişkin fotoğraf ve video paylaşımlarını de incelemeliyiz.

Fuar girişlerinin ziyaretçilere ücretsiz olması veya son gün ücretsiz hale getirilmesi aslında tam bir kaosa sebep oluyor. Gerçekten o fuara girmesi ve ürünleri  / tedarikçileri görmesi gereken kişiler bedelini ödeyerek fuar alanına girmeye zaten hazırdırlar. Ama fuarın bedelsiz olması, sektörle hiçbir ilişkisi olmayan ve tek derdi eşantiyon ve katalog toplayıp, kataloğu kapıda hurdacılara satmak olan +70 kişilerin fuarı istila etmesine ve reklam malzemelerinizin kısa sürede tükenmesine sebep olur. Fuar girişinin ücretli olması, fuarın amacına ulaşmasına katkı sağlayacak bir uygulamadır.

Kimi fuarlar, bedelsiz davetiye linki bir yana, ziyaretçilerin fuara ayıracakları gün sayısına göre kendilerine ön ödeme ile bilet vermektedirler. Bu tür fuarlar genelde Köln Eisenwarenmesse gibi daha prestijli fuarlardır.

Fuarlar bireysel katılım ve milli katılım olarak ikiye ayrılır. Bireysel katılımlı fuarlarda  yerinizi ana organizatörden kendiniz alırsınız ve stand tasarımı ile kendiniz ilgilenirsiniz. En önemlisi de teşhir edeceğiniz ürünleri kendi imkanlarınızla götürürsünüz / gönderirsiniz. 1-2 m3’lük bir sandık dahi, neredeyse fuarda yer almak için ödediğiniz bedel kadar olabilir. Bireysel fuarlarda ürün nakliye bedelinin, sözleşme imzalanmadan önce az çok bilinmesinde fayda var, aksi halde sonradan hayal kırıklığına uğramak mümkün.

Fuarın düzenlendiği ülkede müşteri(leri)miz var ise, teşhir edeceğimiz ürünleri müşterimizden de alabiliriz.

Fuara gitmeden önce, ilgili ülke ve şehirdeki potansiyel ve aktif ithalatçılarla, distribütör ve toptancılarla iletişim kurmakta ve kendimizi hatırlatıp, fuarda yer alacağımız salon ve stand ile ilgili bilgi vermemizde fayda var. Hatta bir zamanlar bizim Cezayir ve Libya’da yaptığımız gibi, potansiyel müşterilerimizin yoğun olduğu bölgeleri fuardan birkaç gün önce ziyaret edip, fuar ve şirketimiz hakkında bilgi verip, onları fuara ürünlerimizi görmeye davet etmek de amacımıza hizmet edecektir.

Fuarda ürünlerimizi, onları farklı kılan özelliklerini öne çıkaracak şekilde teşhir etmekte fayda var. Ayrıca ben rakiplerin standlarına çok hakim olacak ir lokasyondan yer almamayı tercih ederim. Zira rakiplerimin müşterileri onların standlarını ziyaret ettikten sonra, görünme kaygısından dolayı bizim standımızı ziyaret etmeye çekineceklerdir. Standımı bu şekilde konumlandırmam sonucunda, bu durum benim müşterilerimin rakiplerimi ziyareti açısından bana karşı bir risk teşkil etmektedir. Bunu biliyoruz.

Fuar esnasında her ziyaretçinin kartviziti, iletişim bilgileri alınmalı, özellikle ilgilendiği ürün / ürünler ve diğer bilgiler not edilmeli ve talep ettiği teslim şekli de not alınarak, en kısa sürede kendisine, standın fotoğrafı, pdf katalog ve fiyat teklifi email ile gönderilmelidir.

Fuar yönetimi izin veriyorsa ve tabii ki ürünlerin fiyatı da bağlı olarak, ürünler çok ilgili olan potansiyel alıcılara bırakılabilir. Bu sayede onlar da ithal etmeyi planladıkları bu ürünleri teşhir ederek, gelecek geri bildirimlere göre satın alma kararlarını hızlandırabilirler.

Fuar sonrasında da birkaç gün o ülkede kalarak, çok ilgili olan potansiyel müşterilerimizin şirketlerini / depolarını/ mağazalarını ziyaret edebilir, onlar hakkında bilgi sahibi olur ve kendileriyle işbirliği yapma konusundaki düşüncelerimizi sıcağı sıcağına kendileriyle paylaşabiliriz.

Mayıs’2025’te ise Suriye / Şam’da bir inşaat malzemeleri fuarına katılacağız, bakalım nasıl olacak.

Aytaç Arıbaş